Phân tích SWOT là một công cụ hiệu quả và rất đơn giản để thiết lập chiến lược kinh doanh, đồng thời giúp bạn xây dựng và phát triển các chiến lược hoạt động dài hạn, không chỉ trong tiếp thị mà còn trong kinh doanh nói chung. Hãy cùng archimac.org tìm hiểu KPI là gì? qua bài viết dưới đây nhé!
I. KPI là gì?
KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu được đặt ra để phản ánh hiệu quả hoạt động của một tổ chức, bộ phận chức năng hoặc cá nhân.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang đặt mục tiêu tạo ra lợi nhuận đáng kể trong năm tới, KPI có thể được đo lường về tăng trưởng doanh số bán hàng, tỷ suất lợi nhuận và chi phí hoạt động.
Nếu một công ty muốn đo lường hiệu quả của bộ phận nhân sự của mình, công ty có thể đo lường KPI dựa trên hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo và năng suất nguồn nhân lực. Và nếu tổ chức của bạn muốn tăng cường sự tham gia của nhân viên, sự hỗ trợ của nhân viên có thể được đo lường như sau: đến KPI.
Ngoài ra, ngày nay, rất nhiều công ty muốn đo lường tất cả những điều trên cần một bộ KPI khác nhau. Dựa trên các tiêu chuẩn KPI, nhà quản lý có thể giám sát trực quan, minh bạch và chính xác hiệu suất của nhân viên, đề xuất các chế độ lương, đãi ngộ và kỷ luật phù hợp, đồng thời nâng cao hiệu quả của quy trình và nghiệm thu thực hiện công việc.
Đối với nhân viên, hãy so sánh chúng với mục tiêu đã đặt ra để xác định khả năng hoàn thành nhiệm vụ của họ. Từ đó, nếu việc cải tiến công việc bị chậm trễ sẽ tạo ra động cơ để thực hiện công việc hoặc phát hiện ra những khiếm khuyết.
II. Các loại KPI cần phân biệt
1. KPI gắn liền với các mục tiêu chiến lược
Mục tiêu chiến lược thường là những mục tiêu ảnh hưởng trực tiếp đến tiền bạc, lợi nhuận và thị phần hoặc sự tồn vong của một công ty. Ví dụ: KPI chiến lược là đạt được 10 tỷ đô la mỗi tháng và 120 tỷ đô la doanh thu hàng năm, và việc không đạt được mục tiêu đó có khả năng ảnh hưởng đến công ty, các nhà đầu tư rút vốn và sa thải các giám đốc bán hàng và tiếp thị.
2. KPI gắn liền với các mục tiêu chiến thuật
Chiến thuật là những hoạt động nhỏ đưa công ty đến gần hơn với việc đạt được mục tiêu chiến lược. Ví dụ: một KPI nhân sự có thể yêu cầu mỗi kênh phải đạt được 100 CV bán hàng mỗi tháng, nhưng đạt được số CV này không nhất thiết phải chuyển thành doanh số bán hàng cho công ty.
Tuy nhiên, trong khi các KPI này là các chỉ số đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật đang được thực hiện, chúng cũng phải liên quan trực tiếp đến việc bản thân chúng ảnh hưởng như thế nào đến việc đạt được mục tiêu. Ví dụ, bạn có cơ hội tìm được nhiều hồ sơ xin việc, nhiều ứng viên bán hàng tiềm năng, từ đó công ty sẽ sở hữu nhiều “sách bán chạy” và thu nhập của bạn khi đó sẽ tăng lên đáng kể.
Do đó, chính cấp quản lý (giám đốc, trưởng phòng) buộc phải lên KPI chiến lược, và những người này cần tạo ra KPI chiến thuật giúp bạn đạt được mục tiêu KPI chiến lược mà bạn đang gặp khó khăn. Các KPI chiến lược này áp dụng cho các cấp dưới đang thực hiện công việc của họ.
III. Ưu và nhược điểm của phương pháp quản trị KPI
1. Lợi ích
Giúp nhà quản lý định lượng các mục tiêu chiến lược. Từ đó, sử dụng dữ liệu chính xác để đưa ra quyết định nhanh hơn, nhanh hơn. Giúp ban lãnh đạo công nhận kết quả hoạt động của tổ chức, bộ phận hoặc nhân viên để khuyến khích, động viên hoặc đề xuất các kế hoạch cải tiến. Trao quyền cho các nhóm làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung.
2. Nhược điểm
Nếu một KPI được xây dựng không đáp ứng các tiêu chí SMART, nó không chỉ tác động tiêu cực đến hệ thống đánh giá hiệu suất mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến hệ thống quản lý tổng thể của tổ chức.
Nhân viên không biết phải làm gì hoặc làm thế nào để đạt được hiệu quả công việc mong muốn nếu mục tiêu không đạt được một số tiêu chí nhất định. Nếu chỉ số không thể đo lường được, thì kết quả hoạt động là vô nghĩa.
Lợi ích Giúp nhà quản lý định lượng các mục tiêu chiến lược. Từ đó, sử dụng dữ liệu chính xác để đưa ra quyết định nhanh hơn, nhanh hơn. Giúp ban lãnh đạo công nhận kết quả hoạt động của tổ chức, bộ phận hoặc nhân viên để khuyến khích, động viên hoặc đề xuất các kế hoạch cải tiến.
Trao quyền cho các nhóm làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Nhược điểm Nếu một KPI được xây dựng không đáp ứng các tiêu chí SMART, nó không chỉ tác động tiêu cực đến hệ thống đánh giá hiệu suất mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến hệ thống quản lý tổng thể của tổ chức.
Nhân viên không biết phải làm gì hoặc làm thế nào để đạt được hiệu quả công việc mong muốn nếu mục tiêu không đạt được một số tiêu chí nhất định. Nếu chỉ số không thể đo lường được, thì kết quả hoạt động là vô nghĩa.
Quản lý nhân sự bằng KPI là một phương pháp đã được chứng minh và hiệu quả ở nhiều công ty, và nhiều công ty vẫn sử dụng nó cho đến ngày nay. Qua bài viết này, chúng tôi mong rằng các nhà quản lý có thể hiểu KPI là gì xây dựng và áp dụng KPIs phù hợp cho nhân viên của công ty mình.